ПО для ведения проектов. Как организовать работу и навести порядок в цифровую эпоху

Программы для управления проектами выстраивают работу команды и следят за эффективностью. Некоторым установка софта позволила заработать лишние миллионы, а кто-то так и не справился с управлением и вернулся к привычному Excel. Bitnewstoday разобрался, какие разработки есть на рынке и каким производителям отдают предпочтение пользователи.

Современные офисы, коворкинги и креативные пространства нельзя представить без планерок и летучек. На досках налеплены цветные стикеры, а в переговорах кто-то фанатично рассказывает про AGILE. В конце опен спейса какой-нибудь аналитик или программист с 30-летним стажем так и не понимает, почему ему не дают работать и снова зовут на спринт. Несмотря на недостатки, гибкий подход к организации работы выбирают все больше компаний. Для оптимизации рабочего дня и повышения эффективности сотрудников на рынке появились десятки облачных сервисов и коробочных программ, которые организуют работу так, чтобы компания зарабатывала больше денег без увеличения штата и других расходов.

Следует оговориться, что ни одна программа не превратит плохо работающую систему в прибыльный бизнес. У нее такой цели и нет. Чаще всего задачи проще: не запутаться в делах, выставить приоритеты, напомнить о приближающихся дедлайнах. В крупных компаниях таск-менеджеры помогают сократить время на постановку задач и обратную связь. Руководитель видит, на каком этапе задача, а исполнитель видит, что это видит руководитель, что для некоторых само по себе стимул не затягивать и закрыть ее быстрее.

Комментирует Шон ПУР, сооснователь SellMax:

«Мы делали так много вещей одновременно, и я буквально сходил с ума, думая обо всем, что нам нужно было сделать. Я решил, что должен стать более организованным, и мои исследования привели к вышеупомянутым компаниям (Трелло и Slack. — М. Ю.)».

Раньше системами управления проектами пользовались IT-компании, сейчас целевая аудитория расширилась. Программ множество, а мнений относительно лучшей — еще больше. Чтобы не запутаться и выбирать не из сотен, а хотя бы из десяти, следует ориентироваться на следующие критерии выбора.

• Стоимость. Цена начинается с нуля и доходит до тысяч долларов в зависимости от количества пользователей и типа договора (аренда или покупка бессрочной лицензии).
• Визуализация. Графики, воронки и диаграммы Ганта доступны не везде. Если это важно, лучше уточнить.
• Совместимость с CRM и другими продуктами. Или хотя бы возможность выгрузки в Excel.
• Удобство. Субъективная оценка, которая все же часто совпадает у большинства людей. Здесь можно ориентироваться как на отзывы и рейтинги, так и на собственное ощущение от пользования программами. Почти у всех есть бесплатный деморежим.
• Баланс между функциональностью и перегруженностью. Зачем брать софт втридорога, если 70% от его функционала никогда не понадобится? Тут есть над чем задуматься.
• Возможность дорабатывать ПО (открытый исходный код).
• Возможность работы без Интернета.
• Наличие приложений для мобильных телефонов.
• Наличие нужного языка и техподдержки на нем.

Ниже обзор популярных таск-менеджеров. Они лидируют не во всех обзорах, но часто они в топе.

Битрикс24

Самая популярная в России система для управления проектами. В отличие от некоторых конкурентов внутри, Битрикс24 уже есть готовая CRM-система, поэтому ее используют для создания воронки продаж и отслеживания эффективности всей цепочки: от холодного звонка до сделки. Продукт часто обвиняют в громоздкости и медленной работе. Там, где достаточно нажать три кнопки, в Б24 сделано так, что нужно щелкнуть мышкой пять раз. В элементах программы множество детализированных форм и объектов.

Отзыв Павла ЛИСОВСКОГО, генерального директора ADA Россия:

«Битрикс24 — хорошая система, но медленная. Есть важные вещи, которые совсем не реализованы. Например, в счет нельзя включить графу „суммарный вес товаров в заказе“. Или нельзя скачать счет в .xls. Счет в формате Excel для ручной правки — что может быть очевиднее? Менеджеров, особенно новых, немного напрягает большое количество действий для создания сделок. Очень много лишний кликов — их точно можно уменьшить. Cкорость работы — здесь тоже, мягко скажем, есть к чему стремиться.

Также есть и проблемы с Б24 — система стала очень сложная и громоздкая. При этом еще и с узкими местами. Но такого, чтобы нам чего-то катастрофически не хватало, нет. Однако хотелось бы более плотной интеграции с банками, чтобы можно было наполнять сделки фактическими банковскими проводками. Не хватает нормальной себестоимости товаров. И недостаточно функционала для человеческого расчета аренды».

Asana

Онлайн-сервис с возможность установки на IOS и Android. Визуализация и UX/UI по сравнению с конкурентами выполнены не на высоте, но функционала более чем достаточно. Легко ставить задачи, назначать наблюдателей, ответственных, настраивать оповещение. Удобно прикреплять файлы и группировать задачи. Асана не так давно обновила дизайн, но все равно остается ощущение, что это отставшая от своего времени программа. Кроме командных задач, Асану можно использовать и для личных целей, закрыв доступ всем остальным. Это один из популярнейших в мире таск-трекеров, комментарий о котором оставил Игорь МИТИЧ, сооснователь fortunly.com:

«Мы используем Асану в качестве основного инструмента управления проектами. У нас небольшая команда, и мы должны измерять и контролировать нашу рабочую нагрузку, чтобы успешно вести наш бизнес. Проще говоря, многие из нас выполняют больше задач в течение рабочего дня, и мы должны убедиться, что все получают равную нагрузку, а также не вылазить за дедлайны и не упускать что-то, что может поставить под угрозу наш бизнес. По моему мнению, люди думают, что инструменты управления проектами в основном предназначены для крупных предприятий, однако, я думаю, что эти программы — спасители для небольших организаций, где существует разрыв между рабочей нагрузкой и количеством людей в организации.

Я бы сказал, что Асана отлично справляется на этом этапе, однако, я хотел бы иметь опции для работы с нетривиальными задачами, а не только с рутинными».

Джо ГОЛЬДШТЕЙН, директор по оптимизации и операциям компании Contractor Calls, также остановился на Асане:

«Асана — основа нашего процесса управления проектами. 80% нашей работы стандартизированы и могут управляться с помощью шаблонов. 20% — непредсказуемы, экспериментальны и не вписываются в простую структуру. Из 10+ систем управления проектами, которые мы попробовали, только Асана сбалансирована достаточно хорошо, чтобы эффективно управлять обоими видами проектов. В целом я думаю, что нашим сотрудникам легче оставаться мотивированными, когда их задачи ясны, сроки четко определены, есть больше возможностей для сотрудничества, и они могут видеть мои отзывы почти по каждой задаче, которую они выполняют».

Trello

Мультиязычный облачный сервис для управления проектами. Имеются синхронизированные приложения для планшетов и мобильных телефонов на платформах IOS и Android. Аналитика и функционал сервиса проще, чем у Асаны и тем более Битрикса, что скорее плюс, чем минус. Trello построен в виде досок kanban, по которым передвигается статус задачи. Из плюсов: удобный функционал, ничто не нагружает систему, а значит, программа не виснет. Удобная система фильтров и интеграция с Google Диск, Slack и Dropbox. Trello больше подходит небольшим коллективам. Из минусов слабая аналитика. Генеральный директор Museum Hack Таси ДУСКЕ: сделала положительный комментарий:

«Мы суперпользователи Trello и добились большого успеха в организации и управлении командными проектами с тех пор, как мы начали использовать платформу два года назад. До Trello наше управление проектами было не организовано, у нас были сотни документов и стикеров. С Trello вся наша информация находится в одном центральном месте и доступна для всех. По мере того как наша туристическая компания растет, мы можем делать больше, стать более продуктивными, и у каждого есть более четкое представление о том, где стоят проекты. Результат? В 2018 году мы заработали 2,7 млн долл. США, и Trello внесла основной вклад в этот рост».

Схожий комментарий от Яны РАЙЗЕР, руководителя студии интернет-маркетинга SLOVO:

«В коллективной работе отлично показал себя ресурс Trello. Все интуитивно понятно, удобные доски, правильный интерфейс. Юзабельность на высоком уровне. Помогает именно не проморгать дедлайн и четко понимать, чем занят сотрудник в конкретный момент времени. Удобно, что прямо в сервисе можно хранить необходимые для работы файлы. Есть приложение для мобильного. Сейчас проект вышел на монетизацию и стал платным, но, если у вас небольшая компания и не планируется создание большого количества досок — будет бесплатно!»

Другие программы

Среди множества других сервисов выделяется Jira, которая подойдет преимущественно крупным компаниям. Это действительно мощная система с множеством настроек и богатым функционалом. Неплох Basecamp, хотя кому-то он покажется слишком примитивным. В целом все вышеописанные программы — лишь инструмент, как Excel, Word или Блокнот. Для организации работы внутри команды достаточно простых систем, без баг-трекеров и прочих элементов, необходимых для разработчиков и других IT-специалистов.

Для каждой программы ее команда выкладывает в доступ функционал для платной и бесплатной версии, поэтому, если не хочется тестировать каждую программу, можно обойтись просмотром доступных фичей и видео с обзором софта. Ниже сравнительная таблица по нескольким параметрам. Наличие конкретных инструментов вроде канбан-досок или диаграммы Ганта легко узнать в техподдержке понравившихся программ.

Ни один сервис не идеален, даже внутри коллектива мнения могут кардинально разойтись. Перед принятием решения важно оценить общее удобство и достаточность функционала и не тратить много времени на поиск лучшего таск-менеджера, действительно хороших и так много.